Préparer une relance de facture impayée

Vérifier avant de rédiger

Un rappel injustifié fait perdre du temps à tout le monde. Gardez ces quatre contrôles, même si vous automatisez ensuite la préparation.

1. 1.

   Vérifier l’échéance

   Relisez la facture et les conditions convenues. Une échéance future ne doit pas entrer dans votre liste de rappels.

2. 2.

   Confirmer le paiement

   Consultez votre logiciel de facturation et les règlements reçus. Un tableau ancien peut encore afficher une facture déjà payée.

3. 3.

   Relire les échanges

   Vérifiez les contestations, les avoirs et les accords particuliers. En cas de désaccord, clarifiez la situation avant tout rappel standard.

4. 4.

   Contrôler le destinataire

   Reprenez le contact chargé du règlement. Vérifiez aussi le numéro de facture et toute pièce jointe avant l’envoi.

Rassembler le suivi dans un tableau

Une ligne représente une facture. Gardez un identifiant unique, le contact, l’échéance et la date choisie pour votre premier rappel.

Ajoutez le statut du paiement, une indication de contestation et l’état du brouillon. Évitez les données bancaires inutiles.

Ce suivi ne remplace pas votre comptabilité. Mettez-le à jour après un règlement ou une réponse du client.

Préparer un email court et courtois

Voici un modèle de premier rappel. Remplacez les champs entre crochets et adaptez le message à vos échanges.

Objet : Point sur la facture [numéro]

Bonjour [prénom],

Sauf erreur de notre part, la facture [numéro] reste en attente de règlement.

Pouvez-vous nous confirmer la situation ? Si le paiement est déjà effectué, merci de nous indiquer sa date.

Bonne journée,
[Votre nom]

Ne joignez la facture qu’après avoir vérifié son numéro et son destinataire. N’ajoutez pas automatiquement de pénalités ou de menaces.

Ce modèle n’est pas une mise en demeure. Une situation contestée demande un traitement adapté, pas des rappels répétés.

Automatiser la préparation, pas la décision

Avec Make, Google Sheets et Gmail, la piste consiste à rechercher les lignes admissibles, puis créer des brouillons.

Les modules concernés sont Google Sheets Search Rows, Gmail Create a draft email et Google Sheets Update a Row.

La recherche doit exclure les lignes déjà préparées avant sa limite de résultats. Sinon, elles peuvent masquer les factures suivantes.

Conservez l’identifiant du brouillon dans le tableau. Si sa création réussit mais que l’enregistrement échoue, vérifiez Gmail avant de recommencer.

Pour un premier essai, utilisez des factures fictives et votre propre adresse. Ne connectez aucun module d’envoi automatique.

• Une facture échue, confirmée impayée, doit produire un seul brouillon.
• Une facture payée, contestée ou à échéance future doit rester exclue.
• Un second passage ne doit pas recréer le même brouillon.
• Un paiement reçu après préparation rend le brouillon obsolète.

Ces points sont des critères de test, pas des résultats obtenus. Les cinq brouillons Time Free attendent leur validation par le fondateur.

Mesurer le temps réellement gagné

Chronométrez votre sélection et votre rédaction habituelles. Comparez-les au contrôle d’un brouillon préparé.

Multipliez la différence par votre nombre mensuel de rappels. Déduisez la surveillance et les corrections nécessaires.

Aucun gain chiffré n’est garanti ici. Le contrôle des règlements reste nécessaire, et un rappel ne garantit pas un paiement.